【氣象廳第三集裡的職場學】向上與馭下的管理

第三集的《氣象廳的人們-社內戀愛殘酷史》有個職場學對於剛當上主管的人來說,值得學習。

最年輕當上氣象廳科長的陳夏京,在這一集裡一口氣示範了向上與馭下管理時最容易犯的錯誤。

事件背景說明:

起因是氣象廳需透過數據決斷是否撤下強風警報,地方政府才能決定是否可以開放漁民出海捕魚。畢竟救援船隻不足,萬一同時間太多漁船遇上強浪,救援體系將瞬間崩潰。因此地方首長頻頻施壓氣象廳,希望撤下警報,畢竟花蟹的捕捉期只有兩週,第一週已經因為海象太差無法出海,只餘一周若再無法出海,經濟損失太大。

但這場聯合視訊早會,陳夏京卻遲到了,等陳夏京姍姍來遲,慌亂結巴的主持,一時間對於要不要撤下強風指令,即便現場已經有嚴前輩與特報員給出意見,雖然兩者意見相左,但她因為自己一時無法決斷數據背後的狀況後,下達再觀察一個波段,三小時後再決定是否可讓漁船出海,而漁民們不滿氣象廳的決策到達滿點。

錯誤示範一:身為主管未下達明確指令

當陳夏京因為交通因素,遲到主持跨區域的視訊聯合早會時,她只透過簡訊連絡類似行政助理去通知嚴前輩代主持會議,而嚴前輩是本來預計要接陳夏京科長位置從他區調來的,後來因為陳夏京答應留任後也讓嚴前輩的升遷擱置。

即便行政助理已經趨前提醒嚴前輩代主持會議兩次,其他同事也頻頻以眼神或口頭請嚴前輩主持,但嚴前輩仍然不為所動,讓所有人包括部長都等在那裏。

妙的是,部長也沒有因為大家的久候,就這樣讓全部的人在線等待陳夏京。

事後,陳夏京詢問嚴前輩為何無法要以私誤公,故意不主持會議。

於是嚴前輩說出了非常值得學習的職場學—

⭕️ 不要因為部屬比自己年長,不敢直接下達指令。
意思就是,陳夏京就該直接打電話給嚴前輩,請他代為主持會議,而不是頻頻透過第三者傳訊。

⭕️ 主管就該負責決斷問題
意思就是,陳夏京還沒調整好自己對於職務的認知,她不再是需要細讀資料的部屬,做為主管,她要學著判斷部屬給出的分析,以她長期培養訓練的專業直覺,給出決斷。

錯誤示範二:向上管理不足

當陳夏京在會議結束後,向主管表達歉意時,為的不是自己的遲到或主持會議的準備不足因而結巴(部長已經暗示了這才是道歉的重點),但她抱歉的是,為部長因為她所做出的「再觀察」必須承擔來自四面八方的壓力。

部長此時回答她,這是他那個位子要去承擔的,相對的,他提醒陳夏京要負責的是,管理好統籌二科的內部整合。

部長已經親自示範,不在其位不謀其政,讓每個位置的人發揮自己的專業與功能,該扛刀的責任他扛。所以,他不代主持會議,也不命令誰代主持會議,他讓現場的專業人士對於疑慮給出自己的專業建議後,把決定權依然交回統籌科長陳夏京手上。

乍看覺得部長幹嘛要讓狀況爛在那裏,這些部長都做決定不就好了,但這只能解決一時的問題,對於一個組織單位的長期經營是不利的。

我們在職場裡都在學習,對上的管理也是,清楚認知自己的位置所須扛負的責任,即使是年輕主管,也必須做出換位思考,承上啟下,意義在此。

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